3 astuces d’organisation pour entrepreneurs

Aaaah, l’entrepreunariat, cette aventure qui nous en fait voir de toutes les couleurs. En effet, Au delà du coeur de métier que l’on choisit, tout est à apprendre. Il faut être au point sur la gestion administrative, la comptabilité, la communication… Mais aussi, trouver les bons outils pour faciliter la gestion quotidienne et apprendre à s’en servir. Sans oublier le principal objectif : satisfaire les clients. Et puis avec ça, vous reprendrez bien des délais parfois courts à respecter et quelques urgences à gérer. Les jours de la semaine s’enchaînent et il est très facile de perdre pied ! Comment garder le cap ?
Dans cet article, je vous propose trois astuces d’organisation pour entrepreneurs.

Astuce n°1 : 30 minutes de veille quotidienne

Voici ma toute première astuce d’organisation pour entrepreneurs : toutes mes journées de travail commencent par 30 minutes de veille.
Quelque soit le secteur d’activité, il nous appartient en tant qu’indépendant de mettre toutes les chances de notre côté pour rester dans le coup. Cela peut passer par la lecture de blogs spécialisés, de livres, de newsletters. Vous pouvez également suivre une formation en ligne sur un sujet bien précis. Finalement, tout dépend de votre domaine d’activité et de vos affinités.

J’ai tâtonné plusieurs mois avant de trouver le rythme idéal et en faire une routine solide… L’objectif étant que votre nouvelle habitude s’inscrive dans le temps. On ne cherche pas à la transformer en créneau “gestion des urgences” quand il y en a.

Premier constat : je ne suis pas matinale. C’est un fait depuis toujours et j’ai fini par l’accepter et “composer autour”. Ces 30 minutes me permettent de plonger mes orteils doucement dans le business chaque matin. Elles me laissent le temps de m’habituer à la température de la journée.
Cela m’évite de prendre de plein fouet des mails pas toujours très agréables, dès le début de journée. Ceci ayant souvent pour conséquence de passer une bonne partie de la journée à ronchonner !

Après cette demi-heure d’apprentissage, je suis davantage en capacité de prendre du recul. Je suis bien aussi beaucoup plus détendue. Mon conseil ? Ne plongez plus la tête la première dans votre journée et votre to do list à rallonge.

Ici, le bénéfice est double : j’apprends et je préserve aussi mon énergie et ma bonne humeur !

Astuce n°2 : La méthode Pomodoro

Deuxième astuce d’organisation pour entrepreneurs avec cette technique qui vous invite à découper votre journée en quartiers de tomates !

Lorsque l’on est indépendant, en lien avec une clientèle pour qui il faut se rendre disponible et qu’on mène en parallèle des projets, le multitâche est tentant. Si au départ on croit gagner du temps, en réalité, il n’en est rien. On passe d’un sujet à l’autre, on ne finit rien et on perd un max de temps.
C’est ce qu’on cherche à éviter en appliquant la méthode Pomodoro. Elle a été mise au point par un étudiant italien, Francesco Cirillo, dans les années 1980.

Francesco a mis un process précis au point, comportant différentes étapes. Voici comment je l’applique dans mon quotidien :
Quand tout commence à devenir urgent, il est temps de prendre 5 minutes pour analyser la situation. Lorsque j’ai l’impression de patauger dans la semoule des dizaines de mails en attente, je coupe d’abord toutes distractions extérieures. Pour cela, j’active à la fois le mode avion et un minuteur pour 30 minutes, sur mon téléphone.
Je me fixe un objectif simple et m’y consacre pleinement. À vous de choisir votre amusement : la compta, descendre la pile de mails, avancer sur un dossier en particulier…
Si de premier abord, cela peut paraitre un peu rigide, en réalité quand le minuteur sonne, la satisfaction est grande !
Je le fais une à deux fois par jour, en fonction des besoins et du planning de la journée. Je n’oublie jamais de prendre une petite pause à la fin de chaque période.

Astuce n°3 : Le Reset Day

Troisième et dernière astuce d’organisation pour entrepreneurs : Le Reset Day. Il s’agit d’un concept que j’ai découvert en début d’année. Pour moi, c’est la période propice aux bonnes résolutions et à l’envie de repartir sur de bonnes bases.

Le principe est simple : réserver une journée ou une demi-journée à toutes les tâches que l’on repousse depuis trop longtemps.
C’est l’opportunité également de faire un peu de place pour tout ce qui est “non important” et “non urgent” (cf la matrice d’Eisenhower) mais qui pourrait tout de même adoucir le quotidien.

Pour fonctionner pleinement, cette technique nécessite de l’anticipation et passe à nouveau par une bonne vieille to do list !
Tri du dossier téléchargements, amélioration des documents utilisés au quotidien, réorganisation de la boîte mail, un bon coup de ménage dans le drive … Les possibilités sont infinies !

Il ne tient qu’à vous de trouver la bonne fréquence en fonction de vos besoins. En janvier, au printemps, à la rentrée, une fois par semestre ou trimestre, une fois par mois… Le bon moment est celui que vous jugez opportun !
Fabien Olicard, dans son livre Votre temps est infini applique une méthode similaire. Il lui donne néanmoins un autre nom. Le dernier jour de chaque mois, il ne prévoit rien dans son agenda. Il se consacre alors aux projets et tâches en cours qui n’ont pas pu être terminées.

J’espère que ces astuces vous ont plu. Je vous invite à venir nous dire quelles sont vos astuces au quotidien dans les commentaires !